Un Sistema di Gestione delle Presenze è uno strumento in grado di automatizzare il processo di rilevazione e gestione delle ore di lavoro dei dipendenti attraverso la lettura dei dati di ingresso e uscita, e la gestione delle assenze degli stessi.

Investire in un sistema di rilevazione ed analisi delle presenze permette all’azienda di:

• RISPARMIARE TEMPO & DENARO

Grazie ad un sistema di rilevazione presenze infatti è possibile calcolare automaticamente l’importo esatto da versare ai dipendenti in base al numero di ore lavorate ed evita gli errori dovuti alla raccolta dati manuale.

• MIGLIORARE LA PRODUTTIVITA’

I responsabili della gestione del personale spesso trascorrono una grande quantità di tempo in attività amministrative, quali l’approvazione delle richieste di permessi e ferie dei dipendenti, la creazione e la programmazione di attività, l’organizzazione dei turni di lavoro.

• MIGLIORARE IL CONTROLLO DEL PERSONALE

I manager riescono ad avere un maggior controllo sull’operato del personale e stimolare l’impiegato al rispetto degli orari di lavoro.

Queste attività possono essere svolte in maniere semplice, intuitiva e veloce da parte del sistema facendo risparmiare tempo ai manager.

Microsoft Dynamics Nav supporta le piccole e medie aziende nei processi di rilevazione presenze, che sono alla base del calcolo degli stipendi ed aiuta a progettare, organizzare e gestire i turni di lavoro del personale.

Vediamo come :

1.Inserimento anagrafica Impiegati

Inseriamo all’interno della scheda “Impiegati” tutti i dati personali relativi ad ogni singolo dipendente.

Per ogni dipendente possiamo indicare la mansione, il reparto, il gruppo lavorativo di riferimento, … e possiamo definire per ognuno la tipologia contrattuale.

2.Inserimento turno di lavoro

Accedendo alla lista “Turni Impiegato” possiamo definire un orario specifico per ogni giorno della settimana o per un periodo.

(Per l’Impiegato 1 abbiamo definito un orario per i giorni della settimana che vanno dal lunedì al venerdì e un orario specifico per il sabato)

All’interno del “Ciclo Turni” possiamo associare ad un dipendente più turni diversi andando a definire per ognuno gli orari di lavoro e la loro frequenza (settimanale, mensile, … )

In base alla frequenza impostata possiamo:

1. generare il ciclo di lavoro del nostro dipendente per un periodo specifico e modificarlo in base alle nostre necessità (ad esempio per un cambio turno)
2. risalire facilmente al turno effettuato dal dipendente in un determinato intervallo di tempo

3.Registrazione Presenze

Andando ad importare tutte le presenze rilevate, il sistema, in base agli orari definiti nei turni di ogni singolo impiegato, ci calcolerà automaticamente:

• Il totale dei ritardi
• Il totale delle assenze
• Il totale degli straordinari

Poiché i ritardi e/o le assenze possono essere legate alla presenza di richieste di permessi da parte dell’impiegato, il sistema ci segnalerà la presenza o meno di ore di assenza registrate.

All’interno della home il manager delle risorse umane può facilmente:

• visualizzare il numero totale e la lista degli impiegati disponibili e attivi
• visualizzare, in base alle timbrature ricevute, il numero e la lista degli impiegati presenti e il numero degli assenti
• gestire le anomalie rilevate dal sistema dovute a timbrature errate da parte del dipendente
• visualizzare il numero e la lista dei dipendenti assenti per motivi specifici come malattie, infortuni, …

Concludendo, dotarsi di un sistema che ci permetta di monitorare le entrate-uscite e gli spostamenti all’interno di una azienda ci dà:

• la possibilità di determinare in maniera semplice ed efficace la tracciabilità degli spostamenti
• determinare un particolare percorso in cui la persona è abilitata a spostarsi in una determinata fascia oraria di un determinato giorno della settimana
• la possibilità di calcolare in maniera semplice e veloce l’importo degli stipendi in base alle ore lavorate e ci aiuta a progettare, organizzare e gestire i turni di lavoro del personale
• Utilizzare queste informazioni per determinare i costi di produzione di manodopera per prodotti e servizi
• Integrare i dati in altri workflow quali gestione ferie e permessi e distribuire tra i reparti informazioni relative alla pianificazione della produzione