A partire da Microsoft Dynamics NAV 2016 è possibile accedere alle nuove funzionalità dedicate alla gestione documentale, ai workflow e al riconoscimento dei caratteri nei documenti cartacei (OCR Optical Character Recognition).

Tali funzionalità aiutano le aziende ad automatizzare i processi e ad eliminare le transazioni cartacee.

Per esempio, con il servizio di OCR, è possibile pre-compilare un ordine o un carico d’acquisto in NAV con i dati estratti da un documento cartaceo o in formato pdf.

Una delle piattaforme di automazione intelligente che permette il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e l’acquisizione dati è Kofax.

La soluzione ReadSoft estrae intelligentemente i dati da documenti cartacei ed elettronici che vengono poi trasferiti nei vari sistemi aziendali.

Con questo articolo intendiamo illustrare la semplicità con la quale è possibile attivare ed utilizzare questo servizio, per automatizzare l’inserimento manuale di dati di vario genere da file pdf.

In prima istanza è necessario effettuare la registrazione sulla piattaforma:

All’avvenuta registrazione saranno disponibili le credenziali e le informazioni relative all’accesso ed alla gestione della piattaforma, nonché tutti i dati per avviare la connessione con NAV.

Per poter connettere Nav alla piattaforma è necessario compilare il “Setup servizio OCR” inserendo:

• Le credenziali e la chiave di autorizzazione forniti;
• Il modello di documento di default (è possibile creare molteplici modelli personalizzati a seconda dell’occorrenza);
• Le URL relative a ReadSoft.

Fatto ciò, è necessario effettuare un test di connessione. Se il sistema restituisce un esito positivo, il servizio dovrà essere abilitato tramite l’apposito flag:

Nel momento in cui viene abilitato il servizio, Nav consente la creazione e l’avvio di due code processo che permettono, ad intervalli gestibili, di effettuare in automatico l’esportazione e l’importazione dei documenti da analizzare.

Oltre all’utilizzo delle code, i file da processare potranno essere caricati manualmente sulla piattaforma o inviati come allegati ad un indirizzo di posta specifico.

Quest’ultima possibilità diventa interessante se si desidera, ad esempio, che i vari fornitori/clienti inviino via email i propri documenti:

È possibile settare tutti i parametri e visualizzare le specifiche relative all’invio dei documenti tramite posta nell’apposita sezione all’interno della piattaforma:

Come impostazione predefinita i clienti che collegano la piattaforma a Nav si ritroveranno “ReadSoft Online Verify” disabilitato, per cui il servizio procederà a mappare automaticamente i campi che è in grado di riconoscere e ad inviare i dati catturati; tuttavia è possibile abilitare ed utilizzare questo servizio per correggere gli errori, personalizzare la mappatura e migliorarne le prestazioni.

Per correggere e migliorare l’analisi dei file caricati, è necessario accedere alla piattaforma nella sezione “Verify” ed aprire il file interessato:

È possibile così procedere alla mappatura di nuovi campi e alla correzione di altri:

A questo punto è possibile effettuare il download dei documenti su NAV all’interno della page “documenti in Entrata”, automaticamente tramite le code o manualmente tramite l’apposito pulsante “Avvia Download”:

Scaricato il file, partendo dalla visualizzazione della scheda del documento, sarà possibile effettuare una serie di operazioni standard come la correzione di dati OCR, la creazione di una riga di registrazione, la creazione di un documento, ecc… personalizzabili all’occorrenza.